בניית מערכת עבודה חכמה עם CRM, AI ואוטומציות
על החברה
Extra Mind היא חברה המתמחה ב-PR, תקשורת ואסטרטגיית תוכן עבור סטארטאפים, חברות טכנולוגיה וארגונים בצמיחה. החברה מסייעת ללקוחות לבנות נוכחות תקשורתית חזקה באמצעות שילוב של יחסי ציבור, תוכן, מיתוג אישי וניהול תקשורת מול מדיה ושותפים אסטרטגיים.
כחלק מהצמיחה של החברה והרחבת הפעילות, עלה צורך בבניית מערכת עבודה חכמה ומחוברת יותר — שתאפשר לנהל בצורה יעילה את תהליכי המכירה, הלקוחות והעבודה הפנימית.
Overview
הפרויקט התמקד בהפיכת תהליכים מפוזרים וידניים למערכת עבודה אחידה, אוטומטית וסקלאבילית — המחברת בין CRM, תפעול, אוטומציות ודיווחים בזמן אמת.
K Stack הובילה את אפיון התהליכים, בניית תשתית ה-CRM, חיבור בין המערכות השונות בארגון ופיתוח שכבת אוטומציה מלאה שנועדה לצמצם עבודה ידנית, לשפר נראות ולייעל את הפעילות העסקית.
האתגר
לפני תחילת העבודה, מספר תהליכים מרכזיים בארגון התבצעו בצורה ידנית או ללא מבנה עבודה אחיד:
- מידע על לידים ולקוחות היה מפוזר בין מערכות שונות
- תהליכי Follow-Up לא היו מסודרים בצורה מלאה
- עדכוני סטטוס ותיעוד פעילות בוצעו ידנית
- לא הייתה נראות מלאה על Pipeline ותהליכי המכירה
- הפקת דוחות דרשה עבודה ידנית
- מעבר מידע בין צוותים יצר חיכוכים ועיכובים
- משימות אדמיניסטרטיביות חזרו על עצמן וצרכו זמן רב
המטרה הייתה לבנות מערכת עבודה מרכזית שתאפשר זרימת מידע רציפה ואמינה, תצמצם טעויות אנוש ותתמוך בצמיחה של החברה לאורך זמן.
מה בנינו
תשתית CRM ותהליכי עבודה
תכנון והקמה של מערכת CRM מרכזית בתוך Monday.com לניהול כלל תהליך המכירה והלקוח. המערכת כללה:
- ניהול לידים ולקוחות
- Pipeline ברור ומסודר
- מעקב אחר שלבי לקוח
- תהליכי Follow-Up אוטומטיים
- תיעוד פעילות אוטומטי
- ניהול Onboarding
- מערכת Renewal Radar לחידושי לקוחות
- בורדים תפעוליים פנימיים
מעבר חלק למאנדיי — כל המידע הקיים יובא מהפלטפורמה הקודמת. הלקוח לא התחיל מאפס — נתונים, לקוחות ופעילות קיימת הועברו בצורה מסודרת ואוטומטית לסביבה החדשה.
שכבת אוטומציה
בניית workflows ואוטומציות באמצעות n8n ו-Monday Automations במטרה להפחית עבודה ידנית. בין האוטומציות שנבנו:
- טיפול אוטומטי בפניות
- עדכוני סטטוסים
- יצירת משימות חכמה
- סנכרון בין בורדים ומערכות
- תזכורות והתראות
- סנכרון פגישות
- תהליכי Data Enrichment
- תהליכי אישור פנימיים
- תיעוד אוטומטי של פעילות
- שליחת התראות ועדכונים ישירות למייל על בסיס נתונים ספציפיים — לפי הצורך ובזמן אמת
חיבור מערכות ותהליכים
חלק מרכזי בפרויקט היה יצירת חיבור בין מערכות העבודה השונות בארגון, כדי לאפשר זרימת מידע רציפה ואמינה. בוצע אפיון מחדש של תהליכי העבודה לצורך:
- שיפור העברת מידע בין מחלקות
- צמצום צווארי בקבוק
- הגדרת workflows ברורים יותר
- יצירת סטנדרט עבודה סקלאבילי
- שיפור יכולת המעקב והניהול בזמן אמת
דשבורד מנהלים ונראות עסקית
נבנה דשבורד מנהלים ייעודי שנתן לצמרת החברה תמונת מצב מיידית על כל הפעילות — ללא צורך לחפש בבורדים שונים. בנוסף, נבנתה מערכת דאשבורדים תפעוליים מלאה:
- דשבורד מנהלים — KPI עסקיים, מצב Pipeline ומחזור לקוחות במבט אחד
- מעקב Pipeline
- נראות למחזור חיי לקוח
- KPI תפעוליים
- מעקב Renewals
- ניטור פעילות צוותים
- Reporting בזמן אמת
צילומי מסך
טכנולוגיות בשימוש
התוצאה
המערכת שנבנתה אפשרה ל-Extra Mind:
התפקיד של K Stack
K Stack הובילה את הפרויקט מקצה לקצה:
- אפיון תהליכים עסקיים
- בניית ארכיטקטורת המערכת
- תכנון והקמת CRM
- פיתוח אוטומציות ו-workflows
- חיבור בין מערכות
- בניית דאשבורדים ודיווחים
- הטמעת תהליכי עבודה
- שיפור ואופטימיזציה שוטפים
התוצאה הייתה סביבת עבודה מחוברת, חכמה וסקלאבילית — שאפשרה ל-Extra Mind לעבוד בצורה יעילה, מסודרת ומדויקת יותר.